Quels sont les registres à tenir obligatoire dans une société ?
Lors de la création d’une société, si vous ne prenez pas d’expert comptable, il faut se procurer plusieurs registres obligatoires concernant la comptabilité, le fonctionnement de la société, les salariés ou les données personnelles traitées par l’entreprise.
À savoir : Il est possible de tenir ces documents de manière électronique s’ils sont identifiés, numéroté et daté au moment de son établissement par des moyens garantissant son authenticité.
La société doit obligatoirement tenir un livre journal dans lequel elle enregistre chronologiquement toutes les opérations (ventes, achats, charges, etc.) qui affectent son patrimoine, jour par jour. Chaque enregistrement précise l’origine des opérations et les références de la pièce justificative correspondante. Ce livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend. Les informations inscrites sur le livre doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable auxquelles elles se rapportent. Les pièces justificatives comptables (factures, bons de commande, etc.) doivent être conservées 10 ans à partir de leur établissement. Le fait de ne pas tenir le livre journal n’est pas sanctionné. En revanche, en cas de faux ou d’usage de faux, la société s’expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 225 000 € d’amende.
La société doit obligatoirement tenir un grand livre qui contient les écritures du livre journal. Les achats et les dépenses sont répartis entre les différents comptes selon leur nature en fonction du plan comptable. Les informations doivent être saisies dans l’ordre chronologique du livre journal. Le fait de ne pas tenir le grand livre n’est pas sanctionné. En revanche, en cas de faux ou d’usage de faux, la société s’expose une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 225 000 € d’amende.
La société n’a pas l’obligation d’établir le livre inventaire. En revanche, elle doit obligatoirement tenir un inventaire annuel de tous ses éléments d’actif (machine, trésorerie, stocks, etc.) et de passif (capital social, dettes…). C’est pourquoi le livre inventaire reste fortement recommandé. Elle doit préciser la quantité et la valeur de chaque élément à la date d’inventaire. Ces informations doivent être indiquées sans blanc, ni rature ou irrégularité (par exemple, balance inexacte dans la comptabilité, absence de pièce justificative). Le fait de ne pas tenir le livre inventaire n’est pas sanctionné. En revanche, en cas de faux ou d’usage de faux, la société s’expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 225 000 € d’amende.
Lorsqu’une société emploie des salariés, elle doit tenir un registre unique du personnel. Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l’encre indélébile. Il faut y inscrire les informations complémentaires suivantes pour chaque salarié : Nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’entrée, date de sortie, type de contrat, pour les salariés étrangers, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers, pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, indiquer la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » avec la dénomination et l’adresse de ce dernier, pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire, pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation », pour les stagiaires : nom, prénom, date de début et de fin de formation ou de stage, nom et prénom du tuteur, lieu de présence du stagiaire. Il faut également indiquer les nom et prénoms des personnes volontaires en service civique. Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pour une durée de 5 ans à partir du départ du salarié.
La société qui emploie des salariés doit tenir un DUERP (Document unique d’évaluation des risques professionnels), y...
